소프트웨어 리뷰

2020 년 11 월 최고의 문서 관리 소프트웨어 검토


문서와 파일은 비즈니스에서 필수적인 부분입니다.

대기업을 운영하든, 소기업을 운영하든, 심지어 재택 근무많은 문서를 작성하고있을 가능성이 있습니다. 이러한 문서를 만든 후에는 팀과 고객이 쉽게 액세스 할 수 있도록 문서를 안전하고 체계적으로 유지해야합니다.

일을 더 간단하게하기 위해 문서 관리 소프트웨어.

이러한 도구에 대한 필요성이 증가하면서 글로벌 문서 관리 소프트웨어 시장 2028 년까지 110 억 달러에이를 것으로 예상됩니다.

이러한 도구는 점점 더 대중화되고 있으며 그럴만한 이유가 있습니다.

파일을 체계적으로 정리하고 안전하게 유지하여 모든 이해 관계자 간의 원활한 협업을 보장합니다. 또한 모든 플랫폼, 장치 또는 웹 브라우저에서 파일을 업로드, 다운로드 또는 액세스하는 것이 더 간단합니다.

올바른 결정을 내리기 위해 최고의 문서 관리 소프트웨어를 평가하고 검토했습니다. 이러한 검토는 주요 기능, 사용 편의성, 통합, 문서 수명주기, 파일 형식, 워크 플로 자동화, 가격 계획 등을 기반으로합니다.

시작하자.

최고의 문서 관리 소프트웨어 란 무엇입니까?

올해 최고의 문서 관리 소프트웨어를 사용하기위한 최고의 선택입니다.

1. 드롭 박스.

Dropbox는 가장 인기있는 올인원 문서 관리 시스템 중 하나입니다. 전통적인 문서와 멀티미디어 문서 모두에 대한 디지털 자산 관리가 가능합니다. 또한 문서를 편집 할 수 있으며 변경 내용은 다른 사용자에게 실시간으로 표시됩니다.

광학 문자 인식 (OCR)과 같은 새로운 기능을 사용하여 이미지를 텍스트로 변환하고 수많은 타사 앱 통합으로 Dropbox를 잘못 사용할 수 없습니다.

주요 특징들:

  • 계정 전송 도구- 셔플 또는 책임 변경시 여러 사용자간에 파일을 안전하게 전송할 수 있습니다.
  • 보관 용 쇼케이스- 전문적으로 관리되는 페이지에 모든 작품을 전시하고 파일을 사용하는 사용자를 추적하십시오.
  • 타사 앱 통합- Dropbox는 3,00,000 개 이상의 연결된 응용 프로그램과 강력한 통합을 제공합니다.
  • 실시간 지원 - 라이브 지원은 이메일, 채팅 및 전화 통화를 통해 강력한 서비스를 제공합니다.

장점 :

  • 제안 '원격 와이프' 도난당한 기기 및 해킹 된 계정에서 파일을 즉시 삭제하여 데이터를 안전하게 유지하는 기능
  • 관리자 대시 보드를 통해 팀의 활동을 모니터링 할 수 있습니다
  • 만료 가능한 링크를 통해 임시 액세스를 제공하고 링크에서 다운로드를 비활성화합니다
  • 이전 버전의 파일을 복원하여 삭제 된 파일을 복구 할 수 있습니다.
  • 장치 및 플랫폼 간 동기화
  • 라는 기능이 있습니다 '팀 폴더 관리자' 팀 폴더에 대한 제어 및 가시성을 확보 할 수 있도록
  • 유연한 스토리지 요금제 제공

단점 :

  • 모바일 버전은 데스크톱 버전만큼 사용자에게 친숙하지 않습니다
  • 업로드 속도가 느려질 수 있습니다

가격:

표준 요금제와 고급 요금제는 한 달에 각각 $ 12.50과 $ 20입니다. 기업 계획 요금은 요청시 제공됩니다.

2. 조호 문서.

Zoho Docs는이 목록에서 널리 사용되는 또 다른 문서 관리 소프트웨어입니다. 클라우드에서 모든 파일을 안전하게 저장하고 관리 할 수 ​​있습니다. 또한 원격 공유 및 직원과 효율적으로 작업 할 수 있도록 그룹 공유 및 양방향 동기화를 포함한 강력한 협업 도구를 제공합니다.

주요 특징들:

  • 문서 저장- 사용자는 비디오, 폴더 및 완전한 데이터베이스를 포함하여 큰 파일을 쉽게 저장할 수 있습니다.
  • 이메일- 로그인하지 않고 이메일 또는 스캐너에서 클라우드 계정으로 문서를 즉시 보냅니다.
  • 클린 조직- 프로젝트, 기능 및 파일 유형에 따라 파일을 깔끔하게 분류 할 수 있도록 폴더와 하위 폴더를 쉽게 만들 수 있습니다.
  • 양방향 동기화- 데스크탑에서 온라인 또는 오프라인으로 작업 할 수 있습니다. 온라인 상태가되면 파일이 자동으로 업데이트됩니다.

장점 :

  • 순서를 어지럽히 지 않고 많은 수의 폴더를 전송할 수 있습니다
  • 데이터 손실을 방지하기 위해 파일의 자동 백업 생성
  • 대량으로 파일을 업로드 할 수 있습니다
  • 한 번에 여러 사용자와 파일을 공유 할 그룹을 만들 수 있습니다
  • 다른 팀원과 공동 작업 할 수있는 인앱 채팅 제공
  • 팀 간 작업 관리 및 위임을위한 알림 및 작업 설정
  • 여러 위치의 다른 서버에 파일을 저장합니다
  • PFS (Perfect Forward Secrecy)를 통해 구축 된 RSA 기반 2048 비트 키를 통해 파일을 암호화하여 엄격한 보안을 제공합니다.
  • 다른 사용자가 수행 한 편집 내용을 추적 할 수있는 감사 추적 기능 제공
  • 브랜딩 요구 사항에 따라 개인화 할 수 있습니다
  • 최대 5 명의 사용자에게 무료 버전 제공

단점 :

  • 사용자 인터페이스는 기본적이고 날짜가 있습니다
  • 응용 프로그램의 로딩 시간이 느립니다

가격:

유료 요금제는 한 달에 5 달러부터 시작합니다. 15 일 무료 평가판도 제공됩니다.

3. eFileCabinet.

eFileCabinet은 파일을 즉시 스캔하고 디지털로 만드는 데 도움이되는 또 다른 강력한 문서 관리 시스템 (DMS)입니다. 또한 암호로 보호 된 링크를 사용하여 단일 형식의 파일을 여러 형식으로 보내고 파일을 쉽게 분류하고 찾을 수 있습니다.

주요 특징들:

  • 강력한 검색- 전체 텍스트 검색으로 모든 폴더에있는 파일을 검색 할 수 있습니다. 파일에있는 정보를 사용하여 모든 문서를 구성, 자동 인식, 이름 지정 및 저장합니다.
  • 워크 플로우 관리- 문서 워크 플로우의 스냅 샷을 쉽게 검토하십시오. 또한 워크 플로의 특정 단계를 살펴볼 수도 있습니다.
  • 내장 템플릿- 시스템 전체에서 유지하려는 폴더 구조에 대한 템플릿을 활용하십시오. 사전 정의 된 이름으로 문서 작성을 수행 할 수도 있습니다.
  • 파일 요청- 원격 클라이언트 및 직원이 파일 요청 기능을 활용하여 게스트 액세스를 통해 시스템에 파일을 원격으로 업로드 할 수 있습니다.

장점 :

  • 개별 폴더, 캐비닛, 파일 서랍의 관리를 설정할 수 있습니다
  • 모든 문서에 대해 누구나 전자 서명 요청을 보낼 수 있습니다
  • 규정 준수 및 안전을 보장하기 위해 서명 된 문서에 대해 별도의 감사 내역을 유지할 수 있습니다
  • 사용자 친화적 인 데스크탑 응용 프로그램을 제공합니다
  • 미리 정의 된 폴더로 이메일 및 첨부 파일을 가져옵니다.
  • 반응 형 기술 지원 제공
  • Android 및 iOS 모바일 애플리케이션이 장착되어 제공
  • 카메라에서 직접 문서를 업로드 할 수 있습니다
  • 보안 강화를 위해 2 단계 인증 및 역할 기반 권한 활용
  • 파일 공유 및 스토리지의 엔드 투 엔드 암호화
  • Salesforce 및 Microsoft Office를 포함한 타사 응용 프로그램과 통합

단점 :

  • 더 사용자 친화적 일 수 있습니다

가격:

가입 계획은 한 달에 $ 15에서 시작하여 한 달에 최대 $ 199까지 진행됩니다. 또한 무료 데모를받을 수 있습니다.

4. 디지털 서랍.

Digital Drawer는 소매, 제조 및 교육 분야에서 중소 기업이 선호하는 옵션 중 하나입니다. 문서를 스캔하고 문서를 즉시 저장할 수 있으며 추가 보안 계층을위한 온 프레미스 문서 저장소를 제공합니다.

주요 특징들:

  • 문서의 구성- 친숙한 Windows 기반 파일 / 폴더 구조를 사용하여 모든 문서를 중앙 위치에 쉽게 정리할 수 있습니다. 또한 파일을 여러 파일 캐비닛에 저장하여 쉽게 분리 할 수 ​​있습니다.
  • 유연한- 문서를 쉽게 병합하거나 기존 문서에 페이지를 추가 할 수 있습니다. 색인이 다른 문서에 레이블을 다시 지정할 수도 있습니다.
  • 간편한 가져 오기- 끌어서 놓기, 복사 및 붙여 넣기, 스캔 또는 가져 오기 기능을 활용하여 파일을 드라이브로 직접 쉽게 가져올 수 있습니다.
  • 보안- AES-128 비트 암호화를 통해 모든 문서의 강력한 보안을 제공합니다. 또한 감사 내역을 활용하여 모든 문서의 변경 사항을 추적 할 수 있습니다.

장점 :

  • 특정 비즈니스 요구 사항에 맞게 파일 캐비닛을 즉시 사용자 정의
  • 버전 제어를 활용하여 동일한 파일의 이전 버전에 액세스
  • 키워드 및 텍스트 검색을 사용하면 드라이브의 모든 폴더에 저장된 파일을 쉽게 찾을 수 있습니다
  • 드라이브에서 직접 문서를 인쇄 할 수 있습니다
  • 여러 문서를 동시에 캡처하고 가져 오기
  • 그것은 모든 장치에서 파일에 대한 변경 사항을 동기화
  • 파일의 변경 사항을 실시간으로 검토하여 다양한 이해 관계자와 쉽게 공동 작업
  • 무료 평가판 제공

단점 :

  • 제한된 기능을 제공합니다
  • 대규모 조직에 적합하지 않음

가격:

한 번의 비용으로 $ 1,200의 비용으로 소프트웨어의 단일 사용자 라이센스를 구매하거나 연간 $ 500의 구독 요금제를 사용할 수 있습니다.

5. FileHold.

FileHold는 저렴하고 설치하기 쉬운 엔터프라이즈 문서 관리 솔루션 (DMS)입니다. 소프트웨어를 통해 문서를 쉽게 스캔, 저장 및 색인 할 수 있습니다. 절대적인 보안을 위해 로컬 서버에 소프트웨어를 설치할 수도 있습니다.

주요 특징들:

  • 전자 양식- Office 또는 PDF 양식에있는 표준 Microsoft Word 도구를 활용하여 전자 양식에서 메타 데이터 정보를 쉽게 추출 할 수 있습니다.
  • 택배원 - 배달 증명을 보내는 문서를 안전하게 보내는 방법입니다. 또한 문서 링크가 포함 된 전자 메일을 통해 수신자에게 알립니다.
  • 파일 관리 - 일상적인 작업을 차별화하고 파일 관리를 효과적인 프로세스로 만들어보다 효율적으로 작업 할 수 있습니다.
  • 스캔 및 이미징- 문서를 직접 스캔하고 이미징하여 전 세계의 다른 사용자에게 문서를 보내서 종이없이 작업하십시오.

장점 :

  • 여러 브라우저 지원 제공
  • 모든 문서를 쉽게 관리 할 수있는 스마트 폰 소프트웨어 제공
  • 문서의 메타 데이터를 활용하여 관련 결과를 찾는 데 도움이되는 Google과 같은 고급 검색 기능이 제공됩니다.
  • Microsoft Office와 효율적으로 통합하여 Outlook, Word, PowerPoint, Excel 및 Visio와 같은 도구에 직접 액세스 할 수 있습니다.
  • 고급 처리 및 보존 정책을 통해 최신 문서와 보관 문서를 쉽게 관리
  • 체크인 / 체크 아웃 기능을 활용하여 특정 문서에서 작업하는 동안 덮어 쓰기를 방지
  • 파일의 무한 집계를 달성하기 위해 가상 폴더 생성
  • 오프라인으로 문서 작업을 할 수 있으며 온라인 상태가되면 모든 변경 사항이 저장됩니다
  • ECM (Enterprise Content Management) 및 보관 기능 제공

단점 :

  • 초보자라면 기능을 이해하기가 다소 어려울 수 있습니다.
  • 사용자 인터페이스는 사용자 친화적이지 않습니다

6. 문서 찾기.

Document Locator는 Windows와의 강력한 통합 및 편리한 파일 관리를위한 효율적인 클라우드 호스팅을 제공합니다. 가장 인상적인 기능 중 일부는 버전 제어, 종이없는 스캔, 문서 제어, 이메일 관리 등입니다.

주요 특징들:

  • 스캐닝- Document Locator를 사용하면 종이 문서를 쉽게 검색 할 수있는 파일로 쉽게 변환 할 수 있습니다. 문서 캡처를 수행하고 파일 메타 데이터로 문서에 대한 중요한 사실을 이해할 수도 있습니다.
  • 자동화 된 워크 플로우- 시간 제한, 역할 기반 프로세스, 품질 관리 지점 및 사용자 정의 가능한 알림 템플릿을 포함한 다양한 워크 플로 기능을 제공합니다.
  • 검색 옵션- 빠른 검색, 전원 검색, 고급 검색 또는 My DL 검색을 포함한 여러 기능을 통해 파일을 검색 할 수 있습니다.
  • 문서 승인- 전자 문서 승인을 쉽게 캡처하여 투명성과 규정 준수를 보장합니다. 또한 단일 승인자 단계와 복잡한 다중 승인자 단계를 모두 지원합니다.

장점 :

  • Document Pro의 미리보기를 사용하여 영역, 표지, 바코드에서 스캔 한 파일의 메타 데이터를 캡처하거나 화면에서 개별적으로 선택할 수 있습니다.
  • 브라우저, 장치 및 플랫폼에서 지원
  • 위임 옵션을 통해 프로세스 유연성 향상
  • 문서 중심 작업을 자동화하여 반복성을 피하고 작업 효율성을 향상시킬 수 있습니다.
  • 더 나은 품질 관리를 위해 정의 된 워크 플로우 샘플 검토
  • 문서 검토 상태 및 승인 단계를 추적 할 수 있습니다.
  • 자동 알림 및 알림으로 문서의 승인 프로세스가 빨라집니다
단점 :
  • 사용자 인터페이스가 조잡합니다
  • 일년에 몇 번만 제공되는 교육 제공

가격:

라이센스 가격은 $ 250에서 $ 400까지 올라갑니다.

7. 하이 테일.

HighTail을 사용하면 문서를보다 사용자 친화적이고 직관적으로 관리 할 수 ​​있습니다. 또한 크리에이티브 전문가는 비디오, 아트 워크, 디자인, 사진 및 프리젠 테이션 파일을 포함하여 큰 파일을 쉽게 공유 할 수 있습니다.

주요 특징들:

  • 고해상도 미리보기- 큰 파일을 다운로드하지 않고 미리 보거나 스트리밍 할 수 있습니다.
  • 실시간 대화 -개인 또는 팀은 실시간 이메일, 프로젝트 업데이트 및 의견을받을 수 있습니다.
  • 자유형 주석- 상자, 화살표, 선 또는 자유형 모양을 그려 파일을 교정하여 멀티미디어 파일을 마크 업할 수 있습니다.
  • 버전 비교 -동일한 화면에서 파일의 병렬 버전 비교를 활용하여 변경 사항을 측정하고 쉽게 피드백을 제공 할 수 있습니다.

장점 :

  • 사용자가 파일에 대한 직접 의견을 통해보다 명확한 피드백을 제공 할 수있어 결과가 줄어들고 최종 제품이 향상됩니다.
  • 창의적 프로세스를 간소화하고 통합하여 출시 기간 단축
  • 수신자는 공유 파일을보기 위해 액세스 제어를위한 계정이 필요하지 않습니다.
  • 시스템 전체에 엄격한 보안을 제공하기 위해 엔터프라이즈 급 보안 제품과 함께 256 비트 AES 암호화 제공
  • 제공 '추적자 보내기' 파일이 언제 배달되고 다운로드되는지 알아내는 기능
  • 시각적 폴더를 통해 한 번에 여러 파일보기
  • 개인을위한 무료 버전을 제공합니다

단점 :

  • 공유 링크가 너무 빨리 만료됩니다
  • 검색 기능은 사용자 친화적이지 않습니다

가격:

이 보험료는 한 달에 $ 12에서 시작하여 한 달에 $ 36까지 올라갑니다.

8. 에버 노트 사업.

Evernote Business는 의심 할 여지없이 파일 관리를위한 가장 보편적 인 도구 중 하나입니다. 보다 스마트하고 생산적인 작업 환경을 만들기 위해 메모와 파일을 쉽게 만들고 공유 할 수 있습니다. 모든 기능은 주로 비즈니스 생산성 향상에 중점을 둡니다.

주요 특징들:

  • 생산성 향상- 팀은 아이디어를 효율적으로 수집, 분류 및 공유하여 생산성을 향상시킬 수 있습니다.
  • 웹 클리퍼- EverNote 계정에 웹 사이트 스크린 샷을 즉시 저장하십시오. 유용한 정보를 모두 온라인으로 쉽게 저장하고 필요할 때마다 잘린 정보를 찾을 수 있습니다.
  • 내장 템플릿- Evernote의 내장 템플릿을 활용하여 특정 요구를 충족시키면서 시간과 노력을 절약 할 수 있습니다. 설치하기 쉬운 템플릿은 사용자 정의가 가능하며 무한한 시간에도 사용할 수 있습니다.
  • 광범위한 통합- Gmail, Outlook, Salesforce, Google Drive 및 Slack과 같은 타사 앱과 광범위하게 통합됩니다.

장점 :

  • 스크린 샷을 잘라서 필요한 정보를 캡처 할 수 있습니다
  • 효율성을 높이기 위해 여러 개의 키보드 단축키를 제공합니다
  • 파일과 계정을 실시간으로 편집 할 수 있습니다
  • 또한 필기 메모, 화이트 보드 사진 및 스캔 이미지를 검색 할 수 있습니다
  • 11 개의 필기 및 28 개의 필기 언어를 식별 할 수 있습니다.
  • Evernote for Business는 iPad 용 Penultimate도 지원합니다
  • 실제 문서를 스캔하여 보안 파일로 유지할 수 있습니다

단점 :

  • 품목의 구성은 오류가 없습니다
  • 더 큰 파일의 동기화는 약간 느립니다

가격:

유료 요금제는 사용자 당 월 $ 14.99부터 시작합니다.

9. 스마트 시트.

Smartsheet는 원활한 프로젝트 관리, 파일 공유 및 협업을 달성하기 위해 선호하는 기업 중 하나입니다. 주요 기능 중 하나는 Google Apps, Box, Salesforce, Dropbox, Zapier 등 타사 앱과의 광범위한 통합을 제공한다는 것입니다.

주요 특징들:

  • 사전 설정 템플릿- 워크 플로 및 비즈니스 프로세스를 훨씬 쉽게 정의 할 수 있도록 사전 설정 템플릿을 제공합니다.
  • 컨텐츠 협업- 시트에서 생산 진행 상황을 쉽게 감독하고, 작업을 할당하고, 자동 알림을 활용하고, 다른 사용자가 컨텐츠를 검토하고 고정 된 주석을 통해 자세한 피드백을 제공 할 수 있습니다.
  • 매우 안전한- Smartsheets는 다중 사이트 데이터 중복성을 활용하여 Equinix 및 AWS 시설에서 호스팅하여 문서를 안전하게 보호합니다.
  • 자동화- 승인을 요청하거나 경고 및 업데이트를 보내 반복적 인 프로세스를 자동화 할 수 있습니다.

장점 :

  • 조건부 경로와 여러 작업을 결합하여 워크 플로를 쉽게 자동화 할 수 있습니다
  • 서로 다른 응용 프로그램에서 실시간으로 데이터를 업데이트하여 효율적인 공동 작업 가능
  • Excel 스프레드 시트, CSV 파일 및 Google 스프레드 시트의 데이터를 스마트 시트로 쉽게 바꾸거나 병합
  • 사용하기 쉬운 드래그 앤 드롭 UI를 제공하여 대시 보드를 사용자 정의
  • iOS 및 Android 앱을 통해 스마트 폰에서 실시간 액세스 제공
  • 타사 사용자가 파일 및 문서를 검토 할 수 있습니다

단점 :

  • 긴 기능 목록을 배우려면 많은 노력을 기울여야합니다.

가격:

표준 가격은 한 달에 $ 14에서 시작합니다. 고급 기능을 갖춘 엔터프라이즈 계획의 경우 공급 업체에 문의해야합니다.

10. Onehub.

Onehub는이 목록에있는 또 다른 강력한 문서 관리 소프트웨어입니다. 끌어서 놓기 기능으로 파일을 쉽게 업로드 할 수 있습니다. 또한 사용자가 버전을 제어하고 파일을 하위 폴더에 정리하고 안전하게 공유 할 수 있습니다.

주요 특징들:

  • 손쉬운 파일 업로드- 끌어서 놓기 기능을 통해 파일을 즉시 업로드하십시오. 또한 파일, 폴더 기반 구성 및 대량 업로드를위한 보안 FTP 게이트웨이의 자동 버전 관리가 가능합니다.
  • 맞춤 설정- 브랜딩 요구에 따라 응용 프로그램의 페이지, 로고 및 색상 테마를 쉽게 사용자 지정할 수 있습니다. 계정에 맞춤 도메인 및 화이트 라벨을 추가 할 수도 있습니다.
  • 보안 기능- 역할 기반 권한, 세션 시간 초과, 감사 내역 및 2 단계 인증을 포함한 다양한 보안 기능을 활용하여 데이터를 안전하게 유지합니다.
  • 미리보기- 브라우저 나 모바일 장치에서 파일 및 문서를 다운로드하지 않고도 쉽게 미리 볼 수 있습니다.

장점 :

  • 공동 작업자에게 문의하여 파일을 승인하거나 검토 할 수 있습니다.
  • Google 드라이브 및 OneDrive와 원활하게 통합
  • 메시지를 팀의 모든 구성원과 통신 할 수 있습니다
  • 누가 무엇을 언제 게시하는지 알기 위해 활동 추적
  • 폴더에 의견을 게시하여 피드백을 쉽게 공유
  • 감사 추적을 활용하여 비린내가 보일 때마다 즉시 액세스를 취소합니다
  • 복잡한 비밀번호 정책을 쉽게 시행

단점 :

  • 사용자 인터페이스는 약간 오래된 것으로 보입니다.
  • 하위 그룹의 사용자를 만들 수 없습니다

가격:

유료 플랜은 한 달에 $ 12.50부터 시작하여 한 달에 $ 500까지 올라갑니다.

11. InfoRouter.

InfoRouter는 모든 문서를 쉽게 관리 할 수있는 또 다른 문서 관리 도구입니다. 그러나 클라이언트 측 구성 요소가없는 서버 측을 통해 설치해야합니다. 좋은 소식은 확장 성이 뛰어나고 최대 100 대의 서버를 활용하여 작업 부하를 공유 할 수 있다는 것입니다.

주요 특징들:

  • 기록 관리- 사전 정의 된 워크 플로우로 문서를 전송하고 실시간으로 상태를 추적하여 업무상 중요한 레코드를 안전하게 관리합니다.
  • 보고- 매일 발생하는 이벤트에 대한 통합 보고서를받습니다.
  • 다국어- 이메일 알림에 활용할 수있는 다국어 지원을 제공합니다.
  • 핫 폴더- 미리 정의 된 infoRouter 폴더에 모니터링되는 폴더의 데이터를 자동으로 가져옵니다.

장점 :

  • 이미지를 PDF 파일로 변환 할 수 있습니다
  • 폴더를 무제한으로 만들 수 있습니다
  • 여러 루트 폴더를 만들 수 있습니다
  • HTTPS와 SSL 모두 지원
  • 이메일 및 텍스트 템플릿을 사용자 정의 할 수 있습니다
  • 분류 기록 및 분류 된 문서 지원

단점 :

  • 큰 파일 업로드가 약간 느립니다
  • 사용자 인터페이스는 복잡하다

가격:

가격은 요청 기준으로 제공됩니다.

이 목록에서 아직 검토되지 않은 다른 도구로는 Docuware, M-Files 및 SharePoint가 있습니다.

문서 관리 소프트웨어 란 무엇입니까?

기업이 온라인으로 이동함에 따라 문서 관리 소프트웨어는 최근 많은 관심을 받고 있습니다.

간단히 말해서 디지털 형식으로 문서를 구성, 색인화, 저장, 관리 및 추적하는 데 사용되는 컴퓨터 소프트웨어입니다. 또한 스캐너를 사용하여 문서를 디지털 형식으로 쉽게 변환 할 수 있습니다.

방대한 양의 데이터를 다루는 것은 특히 문서가 실제 형태 일 때 매우 어려운 일입니다.

실제로 문서 문제를 극복하면 많은 비즈니스 생산성이 손실됩니다. 전자 형식으로 변환되면 문서를보다 쉽게 ​​탐색 할 수 있습니다. 궁극적으로 검색 시간이 줄어들고 마이닝 정보에 더 집중할 수 있습니다.

문서 관리 소프트웨어를 어떻게 사용합니까?

문서 관리 도구는 사용하기 매우 쉽습니다. 사용하는 소프트웨어에 관계없이 대부분의 단계가 겹칩니다.

의 도움으로 실용적인 단계를 보자 에버 노트 사업.

웹 사이트를 방문하여 계정을 만들고 비즈니스 계정 인 경우 필요한 세부 정보를 입력하십시오.

로그인하여 바로 콘텐츠 제작을 시작할 수 있습니다. Evernote는 사진, 스프레드 시트, 기사, 타임 라인 및 메모를 포함한 다양한 문서와 호환됩니다. 대부분의 문서 소프트웨어 도구는 이러한 문서도 허용합니다.

다음으로 비즈니스 계정에 사용자를 추가 할 수 있습니다. 왼쪽의 아이콘을 클릭하면 '사용자 추가' 이메일을 통해 초대를 보내고 참여를 요청할 수 있습니다.

사용자를 추가하면 데이터 및 정보의 중앙 저장소를 볼 수 있습니다. 여기서는 우주 디렉토리. 또한 저장소에서 편집하고 변경할 수있는 액세스 권한을 부여 할 수도 있습니다.

Evernote를 사용하면 메모를 작성하고, 작업 채팅을 설정하고, 바로 가기 및 태그를 작성하고, 문서를 스캔하고, 동료와 실시간으로 협업 할 수 있습니다.

문서 관리 시스템에서 무엇을 찾아야합니까?

선택 사항과 선호 사항은 요구 사항과 비즈니스 문서에 따라 다르지만 다음은 항상 필요한 기본 기능 중 일부입니다.

1. 아카이브.

소프트웨어를 사용하면 중앙 저장소에 문서를 보관할 수 있어야합니다. 예를 들어, 즉시 액세스하여 정보를 즉시 검색 할 수 있습니다. 조호 문서.

2. 광범위한 통합.

문서 관리 소프트웨어는 Gmail, Outlook, Salesforce, Google Drive 등과 같은 타사 응용 프로그램과 쉽고 광범위하게 통합되어야합니다. 문서의 원활한 교환에 도움이됩니다. 에버 노트 사업 좋은 예입니다.

3. 일괄 업로드.

비즈니스 시나리오에는 수많은 문서가 포함됩니다. 하나씩 업로드하는 것은 어렵고 시간이 많이 걸립니다. 따라서 문서를 대량으로 업로드 할 수있는 문서 관리 도구를 선택해야합니다.

4. 문서 보안.

기업은 문서 관리 도구를 사용하여 중요하고 분류 된 문서를 처리하고 저장합니다. 이러한 데이터의 타협은 일반적으로 비즈니스에 광범위한 영향을 미치며 해당 데이터의 존재를 위협 할 수도 있습니다. 따라서 다음과 같은 문서 관리 도구를 선택해야합니다. 디지털 서랍 강력한 데이터 보안을 보장합니다.

5. 고해상도 미리보기.

문서 관리 도구를 사용할 때 문서를 볼 때마다 문서를 다운로드 할 필요는 없습니다. 소프트웨어는 원할 때마다 고해상도 미리보기를 허용해야합니다.

전체 기능 목록이 아닙니다. 광범위한 템플릿, 실시간 채팅, 허용 된 자동화 수준, 레코드 관리 기능 등 사용자가 찾는 다른 필수 속성이 많이 있습니다.

행정상 개요.

이들은 최고의 문서 관리 소프트웨어 중 일부였습니다. 이러한 디지털 혁신으로 종이 문서 시대는 오래 전부터 사라졌습니다. 클라우드 스토리지가 가장 좋습니다. 그러나 이러한 모든 도구에는 서로 다른 기능 세트와 USP가 있습니다.

따라서 확실한 승자를 선언 할 권리는 없습니다. 선택은 전적으로 귀하의 요구 사항과 예산에 달려 있어야합니다.

예를 들어, 무료 / 저렴하면서도 안정적인 솔루션을 찾고 있다면 EverNote 비즈니스 훌륭한 선택이 될 수 있습니다. 그러나 예산이 있고 고급 기능을 갖춘 엔터프라이즈 솔루션이 필요한 경우 스마트 시트.

최종 결정을 내리기 전에 다른 도구와 해당 기능을 신중하게 검토하십시오.

사용하고 싶은 문서 관리 도구가 있습니까? 댓글로 알려주세요.

현장에서 더 읽을 거리 : 더 많은 비즈니스 소프트웨어 리뷰를 보려면 내 가이드를 확인하십시오. 최고의 스케줄링 앱, 최고의 프로젝트 관리 소프트웨어 그리고 최고의 프리젠 테이션 도구 올해 시도해보십시오.